Zapisy „Tarczy Antykryzysowej” są ułatwieniem dla działania Rady Nadzorczej m.in. dlatego, że wprowadzają możliwość składania oświadczeń woli przez jej członków w formie dokumentowej oraz odbywania posiedzeń z wykorzystaniem „środków komunikacji elektronicznej” tj. np. przez e-mail. Co więcej, zgodnie z regulacjami „Tarczy Antykryzysowej” wprost wskazano, że nie jest wymagane ani składanie na takim oświadczeniu podpisu własnoręcznego, ani opatrywanie kwalifikowanym podpis elektronicznym, ani nawet profilem zaufanym ePUAP, nawet jeżeli ustawa stanowi inaczej (art. 15 zzzr ustawy).
Wobec wprowadzenia „Tarczą Antykryzysową” zapisu jw., za nieprecyzyjną należy uznać równoczesną zmianę art. 388 Kodeksu spółek handlowych, polegającą na przyznaniu uprawnienia do uczestnictwa w Radzie za pośrednictwem „środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość„. Środki komunikacji elektronicznej są bowiem pojęciem szerszym i obejmują w szczególności pocztę elektroniczną, z kolei za „środki bezpośredniego porozumiewania się na odległość” uznaje się tylko takie metody, które pozwalają na równoczesny kontakt i umożliwiają natychmiastową reakcję innych osób, np. telekonferencja, wirtualne posiedzenie. W przypadku nowych zapisów dotyczących zwoływania walnych zgromadzeń pojawiły się zapisy o podejmowaniu uchwał z wykorzystaniem „środków komunikacji elektronicznej” – w przypadku Rady Nadzorczej nie.
Co więcej, wiele spółek już miało przewidzianą w statutach możliwość głosowania za pomocą ww. środków, zatem zmiana ww. przepisu Kodeksu spółek handlowych niewiele dla nich zmienia…. poza tym, że w nowych zapisach wprowadzono odesłanie do odpowiedniego stosowania art. 4065 § 3 Kodeksu spółek handlowych, który ustanawia obowiązek uchwalenia przez Radę Nadzorczą regulaminu ustalającego zasady udziału w posiedzeniu przy wykorzystaniu ww. środków.
Wobec tego, że regulamin rady nadzorczej co do zasady nie jest obligatoryjnym wewnętrznym dokumentem korporacyjnym, nie wszystkie spółki akcyjne w praktyce mają je uchwalone. Literalnie czytając ww. zapisy powinniśmy dojść do wniosku, że zanim podejmiemy teraz uchwały w Radzie Nadzorczej, niezależnie od tego, czy mieliśmy wpisane w statucie uprawnienie do odbywania posiedzeń w ww. trybie, czy też nie, powinniśmy obligatoryjnie uchwalić regulamin ustalający sposób głosowania za pośrednictwem „środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość”.
Zastanawiające jest również odesłanie w ww. przepisie do odpowiedniego stosowania przepisu określającego zasady podejmowania uchwał z wykorzystaniem „środków komunikacji elektronicznej”. Powstaje bowiem wątpliwość, czy ww. regulamin nie powinien jednak wprowadzać zasad podejmowania uchwał z wykorzystaniem ww. środków, nie natomiast z wykorzystaniem środków „bezpośrednich”.
Czy zatem Rada Nadzorcza ma uchwalać dodatkowy regulamin?
Wydaje się zatem, że ww. przepisy należy zinterpretować w ten sposób, że Rada Nadzorcza jest uprawniona do podejmowania uchwał z wykorzystaniem „środków komunikacji elektronicznej”, bez konieczności wdrażania regulaminu, natomiast w przypadku gdy będzie chciała skorzystać z trybu do podejmowania uchwał z wykorzystaniem „środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość”, będzie musiała wdrożyć odpowiedni regulamin.
Biorąc jednak pod uwagę funkcjonalną wykładnię ww. zmian, można przygotować przed podjęciem uchwały przez Radę Nadzorczą regulamin podejmowania uchwał z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, jednak literalnie taki obowiązek z ww. zmian nie wynika.
r. pr. Joanna Radlińska, 5 kwietnia 2020 r.
Podstawy prawne i inne źródła:
art. 1 pkt 15 ustawy z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw; art. 388 § 11 – § 3, art. 391 § 3 , art. 4065 § 3 Kodeksu spółek handlowych, art. 2 pkt 5 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, Komentarz do Kodeksu spółek handlowych M. Rodzynkiewicz; Elektroniczny obrót prawny, J. Jankowski, Wolters Kluwer, 2008.
