Bieżący rok przyniósł wiele zmian – nie tylko ze względu na wprowadzenie „Polskiego Ładu”. Przeczytaj, co warto sprawdzić na początku roku, żeby nie przeoczyć istotnych obowiązków dla Twojego Biznesu.
Czy zmienić formę prowadzonej działalności ze względu na reformę związaną z „Polskim Ładem”?
Jedną z najgłośniejszych zmian, jakie wprowadza Nowy Ład jest zmiana sposobu naliczania składki zdrowotnej. Od 2022 roku nie można odliczać od podatku dochodowego od osób fizycznych 7,75 % z kwoty składki zdrowotnej wydatków poniesionych na ten cel. Zmienią się również zasady obliczania ww. składki zdrowotnej. W związku z tym, warto rozważyć nie tylko zmianę formy opodatkowania, ale także inne optymalne formy prowadzenia działalności adekwatnej dla Twojego Biznesu, tj. przykładowo założenie spółki z o.o., spółki komandytowej lub komandytowo-akcyjnej, „połączenie” kilku rodzajów działalności lub założenie spółek zagranicznych. Dobór odpowiedniej formy prawnej zależeć będzie oczywiście od indywidualnej oceny sytuacji Twojego Biznesu.
Jakie aktualne restrykcje przeciwepidemiczne dotyczą Twojego Biznesu?
W zależności od liczby rozpoznawanych przypadków zakażeń koronawirusem w dobie pandemii, pojawiają się i nieustannie zmieniają restrykcje i ograniczenia, dotykające w szczególności przedsiębiorców z branży kulturalnej, rozrywkowej i eventowej. Aktualnie do 31 stycznia 2022 r. obowiązują zakazy prowadzenia niektórych rodzajów działalności, jak również limity liczby osób przebywających w pomieszczeniach, budynkach, obiektach. Ma to wpływ m.in. na zaplanowanie formuły organizowanych w ramach Twojego Biznesu wydarzeń na bieżący rok, jak również decyzję o ich zorganizowaniu, ze względu na potencjalny brak rentowności przedsięwzięcia. Żeby zminimalizować ryzyko negatywnych konsekwencji prawnych i finansowych, bądź na bieżąco z odpowiednimi regulacjami prawnymi w tym zakresie.
Pamiętaj o złożeniu oświadczeń o rozliczeniu subwencji z PFR.
Jeżeli w 2021 r. otrzymałeś subwencję z PFR w ramach Tarczy Finansowej PFR 2.0, aktualnie trwają rozliczenia z PFR w tym zakresie. Termin złożenia oświadczeń o rozliczeniu dla beneficjentów będących Mikrofirmami rozpoczął się w dniu 19 stycznia 2022 r. i upływa w dniu 28 lutego 2022 r. Termin złożenia oświadczeń dla MŚP upłynął w dniu 15 stycznia 2022 r., przy czym PFR jest uprawniony do wyznaczenia dodatkowego terminu na złożenie oświadczeń dla przedsiębiorców, którzy nie dokonali skutecznego złożenia oświadczenia jw. – w terminie od 1 do 14 lutego 2022 r., jednak PFR nie ma obowiązku jego wyznaczania.
Czy w 2022 r. masz obowiązek prowadzenia kasy fiskalnej?
Najogólniej rzecz ujmując, kas fiskalnych powinni używać przedsiębiorcy, którzy sprzedają towary lub usługi osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej lub rolnikom ryczałtowym – z wyłączeniem firm, które zostały zwolnione z tego obowiązku. Od 1 lipca 2022 r. z katalogu wyłączeń usunięto m.in. myjnie automatyczne, zatem katalog podmiotów zobowiązanych do posiadania kasy rejestrującej został rozszerzony o te podmioty. Upewnij się, czy w 2022 r. Twój Biznes lub rozszerzenie zakresu sprzedawanych przez Ciebie towarów lub usług nie generuje obowiązku posiadania kasy fiskalnej
Czy zapewniłeś już klientom prawo do płatności bezgotówkowych?
Od 1 stycznia 2022 roku przedsiębiorcy, którzy mają obowiązek ewidencjonować sprzedaż przy pomocy kasy fiskalnej, muszą umożliwić konsumentom zapłatę bez użycia gotówki, przy użyciu instrumentu płatniczego. Taką możliwość przedsiębiorca musi zapewnić w każdym miejscu, w którym wykonuje swoją działalność. Instrument płatniczy oznacza zindywidualizowane urządzenie lub zbiór procedur uzgodniony przez użytkownika i dostawcę, wykorzystywane przez użytkownika do złożenia zlecenia płatniczego. Co to w praktyce oznacza? Zgodnie z oficjalnymi informacjami udostępnianymi na stronach rządowych realizacja obowiązku niekoniecznie ma polegać na posiadaniu terminala płatniczego – może polegać również na integracji firmowego konta bankowego z usługą BLIK lub udostępnienia firmowego numeru konta bankowego.
Czy masz obowiązek wystawiania faktur przez Krajowy System e-Faktur?
Od początku stycznia 2022 roku podatnicy mogą wystawiać już e-faktury poprzez Krajowy System e-Faktur. Póki co ww. forma jest dobrowolna – funkcjonuje obok faktur papierowych i elektronicznych. W 2023 r. planowane jest wprowadzenie obowiązkowego fakturowania elektronicznego. Jako korzyści z e-fakturowania na stronach rządowych wskazywane są m.in. szybki zwrot VAT – który ma ulec skróceniu z 60 na 40 dni, bezpieczeństwo polegające na pozostawaniu jej w bazie danych Ministerstwa Finansów, zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur wystawionych w systemie oraz z obowiązku przesyłania na żądanie organów podatkowych struktury JPK_FA.
Czy w 2022 r. podlegasz obowiązkowi wpisu co CRBR ?
Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych funkcjonuje już od 13 października 2019 r. Rejestr ten gromadzi informacje o beneficjentach rzeczywistych, tj. osobach fizycznych sprawujących bezpośrednią lub pośrednią kontrolę nad spółką. Jego głównym celem jest przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. W 2022 r. ten katalog jest rozszerzony m.in. o spółki partnerskie, spółki europejskie, stowarzyszenia, fundacje. Termin na dokonanie zgłoszenia dla tych podmiotów upływa 31 stycznia 2022 r. Upewnij się, czy w 2022 r. nie zacząłeś podlegać temu obowiązkowi.
Czy nie zacząłeś podlegać obowiązkowi wpisu do BDO ?
BDO, tj. Baza danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami jest obowiązkowa m.in. w przypadku przedsiębiorstw, które wprowadzają na terytorium kraju produkty, prowadzą odzysk lub recykling odpadów. Jeżeli w 2021 r. Twoja firma nie była wpisana do rejestru BDO, bo wytwarzała jedynie odpady komunalne, w 2022 r. zrewiduj ponownie ten obowiązek – ustawodawca od 2022 roku znacząco ograniczył możliwości uznawania odpadów wytwarzanych w firmach lub instytucjach za odpady komunalne, zwolnione z obowiązku ewidencji odpadów w rejestrze BDO. Głównie dotyczy to udostępniania lub oferowania w punktach handlowych produktów jednorazowego użytku lub produktów w opakowaniach jednorazowych. Rejestrować się będą musiały w szczególności lokale gastronomiczne, restauracje, cateringi oraz hurtownie z tego typu produktami.
Czy nie musisz zaktualizować kodów PKD ?
Jeżeli w miarę rozwoju prowadzonej działalności rozszerzysz zakres prowadzonych działań ponad dotychczasowy, powinieneś zaktualizować publiczne informacje w rejestrach dotyczące PKD. PKD powinien odpowiadać bowiem profilowi firmy oraz czynnościom przez nie wykonywanym. W przypadku zmian w tym zakresie, masz obowiązek zgłoszenia zmian do odpowiedniego organu ewidencyjnego w terminie 7 dni od ww. zmian. Zgłoszenie prawidłowych kodów PKD jest szczególnie przydatne w przypadku kontroli podatkowej, ponieważ minimalizujesz ryzyko zarzucenia, że poniesiony wydatek nie ma związku z prowadzoną działalnością.
Wykonaj audyt umów z kontrahentami.
Warto zweryfikować, czy Twoje umowy z kontrahentami nie skończyły się, nie wymagają aneksowania lub nie zmieniły się dane z niej wynikające. Zweryfikuj, czy nie masz wpisanego w umowach mechanizmu automatycznego ich przedłużania, a nie zamierzałeś kontynuować współpracy. Sprawdź, czy nie masz klauzul niedozwolonych wg zasad nieuczciwej konkurencji. Zweryfikuj również sposób składania zamówień w Twojej firmie i adekwatność zawieranych umów do faktycznego przedmiotu umowy.
Dostosuj wypłacane wynagrodzenie do wysokości minimalnego wynagrodzenia.
Uwzględnij wysokość minimalnego wynagrodzenia przy zawieraniu umów o pracę, jak i umów zleceń. W 2022 r. wynosi ono 3010 zł brutto, a minimalna stawka godzinowa 19,70 zł. Pamiętaj, że poza wynagrodzeniem zasadniczym obejmuje również inne składniki wynagrodzenia i świadczenia pracownicze zaliczone do wynagrodzeń osobowych, w tym m.in. dodatek funkcyjny, premie, nagrody oraz dodatki do wynagrodzenia.
Audyt ochrony i możliwości ochrony własności intelektualnej i własności przemysłowej
Zweryfikuj, czy masz chronione lub chciałbyś mieć chronione oznaczenia swoich produktów jako znaki towarowe, oznaczenia firmy lub innej własności przemysłowej lub intelektualnej. Pamiętaj przy tym, że nie każde oznaczenie może być uznane za znak towarowy. Wynika to z tego, że znak towarowy musi pełnić funkcję odróżniającą. W praktyce istotne jest, aby był on na tyle charakterystyczny, aby przyciągał uwagę klientów i identyfikował dany produkt na rynku.
Wykonaj audyt RODO
Ustal, czy masz wdrożone procedury dotyczące przetwarzania danych osobowych oraz czy są one znane Twoim pracownikom. Zweryfikuj klauzule zgód oraz obowiązki informacyjne przekazywane Twoim klientom. Upewnij się, czy nie masz obowiązku powołania Inspektora Ochrony Danych, czy nie przetwarzasz zbyt dużo danych osobowych, tj. wbrew zasadom minimalizacji oraz czy masz wdrożoną odpowiednią procedurę na wypadek naruszenia ochrony danych.
Zaktualizuj regulamin sklepu internetowego, jeżeli prowadzisz.
Po ostatnich istotnych zmianach z 1 stycznia 2021 r., kiedy weszły w życie przepisy przyznające przedsiębiorcom – osobom fizycznym ochronę prawą jak dla konsumentów, w 2022 r. w prawie konsumenckim zapowiadają się kolejne rewolucyjne zmiany. Wynika to z uchwalenia tzw. dyrektywy Omnibus, jaka powstała wskutek unijnej inicjatywy Nowego Ładu Konsumenckiego. W związku z koniecznością implementacji do polskiego porządku prawnego tej dyrektywy, ustawodawca planuje wprowadzić liczne zmiany w prawie konsumenckim, w tym dotyczące reklamowania wyprzedaży i obowiązków informacyjnych odnoszących się do cen. Przykładowo dotyczyć mają takich zmian, jak obowiązkowe wskazywanie obok informacji o obniżonej cenie informacji o najniższej cenie jaka obowiązywała w okresie 30 dni przed wprowadzeniem obniżki.
Zweryfikuj, czy masz prawidłowe oznaczenia postów w social mediach.
Pod koniec 2021 r. Prezes UOKiK w oficjalnych komunikatach poinformował, że wszczął postępowania wyjaśniające, w których sprawdza, czy influencerzy promują tzw. scam. To kolejna odsłona działań Urzędu związana z reklamą w mediach społecznościowych. Scam to działanie, którego celem jest wprowadzenie w błąd – jest to np. informowanie o nieistniejących promocjach, ukrywanie istotnych cech produktu, niesłuszne wyolbrzymianie właściwości lub przeznaczenia reklamowanego produktu czy oferowanie rzeczy szkodliwych bądź niebezpiecznych dla zdrowia. Pamiętaj, że zgodnie z ustawą o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, zabrania się reklamy, która zachęcając do nabywania towarów lub usług, sprawia wrażenie neutralnej informacji (tzw. kryptoreklama) – przykładowo za takie działanie może być uznany fakt promowania produktu przez influencera, jeżeli nie wynika to wyraźnie z treści posta influencera, z którym współpracujesz. Zweryfikuj zatem treść i oznaczenia zamieszczanych postów przez siebie i osoby, z którymi współpracujesz.
Planujesz dużą inwestycję? Rozważ wystąpienie do Centrum Obsługi Podatkowej Inwestora (COPI) w celu zawarcia porozumienia inwestycyjnego (interpretacji 590).
W ramach „Polskiego Ładu” powstało Centrum Obsługi Podatkowej Inwestora (COPI), które zajmuje się obsługą kluczowych inwestorów, tj. takich którzy planują rozpocząć inwestycję o wartości minimum 100 mln zł. Do zadań Centrum należy m.in. obsługa porozumienia inwestycyjnego (interpretacji 590), współpraca z Polską Agencją Inwestycji i Handlu oraz innymi instytucjami zajmującymi się inwestorami, obsługa zapytań i zgłoszeń inwestorów. Porozumienie Inwestycyjne zapewnić ma z założenia w jednym miejscu uprzednie porozumienie cenowe, opinię zabezpieczającą, indywidualną interpretację prawa podatkowego, wiążącą informację akcyzową i wiążącą informację stawkową. Po Porozumienie inwestycyjne można zgłaszać się od 1 stycznia 2022 r.
Wnikliwe zweryfikowanie i zoptymalizowanie Twojego Biznesu pod kątem zmian, jakie przyniesie 2022 r. jest nieuniknione. Następnym krokiem jest wybór partnera prawnego do współpracy, który może Cię wesprzeć merytorycznie.
r.pr. Joanna Radlińska
Źródła:
- ustawa o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw z dnia 29 października 2021 r. (dz.u. z 2021 r. poz. 2105);
- Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 6 maja 2021 r. w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii;
- Regulamin ubiegania się o udział w programie rządowym „Tarcza finansowa 2.0 Polskiego Funduszu Rozwoju dla Mikro, Małych i Średnich firm”;Ustawa o odpadach tj. z dnia 15 kwietnia 2021 r. (Dz.U. z 2021 r. poz 779);
- https://www.podatki.gov.pl/vat/wyjasnienia/od-1-stycznia-rusza-krajowy-system-e-faktur/;
- ustawa z dnia 30 marca 2021 r. o zmianie ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
- https://www.parp.gov.pl/component/content/article/76083:implementacja-tzw-dyrektywy-omnibus-zmiany-w-prawie-konsumenckim;
- https://www.gov.pl/web/finanse/w-mf-powstalo-centrum-obslugi-podatkowej-inwestora;
- https://www.uokik.gov.pl/aktualnosci.php?news_id=18048;
- ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji tj. z dnia 8 października 2020 r. (Dz.U. z 2020 r. poz. 1913);
- ustawa z 31 lipca 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w celu ograniczenia obciążeń regulacyjnych;
- rozporządzenie Rady Ministrów z 14 września 2021 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2022 r.;
- Prawo własności przemysłowej tj. z dnia 20 stycznia 2021 r. (Dz. U. z 2021 r. poz. 324);
- Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych);
- Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z dnia 22 grudnia 2021 r. (Dz. U. z 2021 r. poz. 2442).